Behandling av personopplysninger og innsyn

Behandling av personopplysninger og innsyn (Personvernerklæring)

Personvernerklæringen beskriver hva slags personopplysninger vi samler inn om deg som er inne på våre nettsider (vaf.no), hvordan vi samler inn og bruker personopplysningene, og hva de skal brukes til. Alle har rett til å vite hvilken informasjon vi har om dem, hvordan de behandles, lagres, slettes og hvem som har tilgang til disse. Alle kan få opplysninger om seg selv rettet dersom de ikke stemmer, samt helt eller delvis slettet. Denne personvernerklæringen beskriver også hvordan du kan gå frem for å få innsyn i egne opplysninger. Vi ønsker at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i fylkeskommunen.

Kontaktdata Vest-Agder fylkeskommune

Ved spørsmål om behandling av personopplysningene, eller om personvern og informasjonssikkerhet kan du kontakte oss på:

E-post: postmottak@vaf.no

Brev: Vest-Agder fylkeskommune, Postboks 517 Lund, 4605 Kristiansand

Telefon: 38 07 45 00

Når du kontakter oss via e-post eller gjennom et skjema på internett, så gjør vi oppmerksom på at enkelte systemer har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post eller via internettskjema.

Fylkeskommunen sjekker innkommende e-post for virus, og det vil kunne skje at e-post som du sender til fylkeskommunen blir stoppet av viruskontrollen. Dersom en e-posthenvendelse ikke besvares, bør du ta kontakt på telefon. Saker som krever mer grundig saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. Registrerte saker blir besvart med digital forsendelse. I noen tilfeller brukes e-post, og ønsker du svar på e-post kan du få det. Dette gjelder kun svar som ikke inneholder sensitive eller strengt konfidensielle opplysninger.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Fylkesrådmannen er overordnet ansvarlig for fylkeskommunens behandlinger av personopplysninger. Oppfølgingen av behandlingen er delegert til sektoransvarlige, som på vegne av fylkesrådmannen, ivaretar sikkerheten og innsynsretten.

Hva er formålet med behandlingen av personopplysningene dine?

Fylkeskommunen behandler personopplysninger dine med hjemmel i lov for å utføre oppgaver som å:

sørge for at du som bruker av fylkeskommunens tjenester får tilbudene du har krav på i ulike stadier av livet, for eksempel skolegang, skoleskyss, tannhelsetilbud, ulike støtteordninger eller stipender

utføre veiledning og kontroll som fylkeskommunen har plikt og myndighet til

Vi behandler også dine personopplysninger for andre oppgaver som hører under Vest-Agder fylkeskommunes virksomhet. Det kan være når vi for eksempel utarbeider statistikk for bruk av våre tilbud og tjenester.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine

Fylkeskommunen sin behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov. Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling. Noen aktuelle lover er:

Opplæringsloven

Friskoleloven

Fagskoleloven

Forvaltningsloven

I noen tilfeller kan fylkeskommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Dette gjelder i særlig grad når de søker om stipend/løyve eller søker på stilling i fylkeskommunen. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen. Se mer om samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake til behandling av personopplysninger tilbake.

Hvilke kategorier av personopplysninger behandler vi

Kontaktopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.

Identifiseringsopplysninger: Fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap

Relasjoner til andre: (Ektefelle, samboer, barn, sivilstatus)

Helseopplysninger

Opplysninger knyttet til de tjenester som du som bruker benytter, som videregående skole, tannhelse, skoleskyss med videre

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger

På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger

Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår

Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen

Personopplysninger som registreres av ansatte i fylkeskommunen i forbindelse med saksbehandling og den enkelte tjeneste som ytes

Mottakere av dine personopplysninger

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har fylkeskommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Tidsrommet personopplysninger vil bli lagret

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Vest-Agder fylkeskommune har et eget internkontrollsystem som følger opp dette.

Alle ansatte i fylkeskommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette. Innenfor enkelte tjenester og i enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til fylkeskommunen og be om å få opplyst hvilke personopplysninger fylkeskommunen har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Forespørsel om innsyn gjør du gjennom skjema for innsyn.

Du har rett til å få feilaktig informasjon rettet

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette så raskt som mulig. 

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dersom du mener fylkeskommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven eller Arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv og du har rett til innsigelse

Du kan kreve at vi begrenser hvordan vi bruker opplysningene om deg, eller du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg. Hvis vi ikke har lovhjemmel for behandlingen, skal vi ta innsigelsene dine til følge.

Les mer på Datatilsynet sine nettsider om hvilke rettigheter du har i forbindelse med sletting og retting av dine personopplysninger

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider:  www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Fylkeskommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i fylkeskommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i.

Fylkeskommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.

Cookies / informasjonskapsler

En cookie er en liten tekstfil som legges i minne i nettleseren din, og den gir eieren av nettstedet statistikk som brukes til å gjøre nettsidene og de digitale tjenestene bedre.

Fylkeskommunen samler inn av-identifiserte opplysninger om besøkende på fylkeskommunens nettside. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle nettsiden vår. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. For mer informasjon om bruk av cookies, kan du se informasjon om dette på vaf.no.